Wybierz kraj
United Kingdom Australia Austria Belgium China Denmark Finland France Germany Italy Netherlands North America Norway Poland Russia Singapore Sweden Switzerland

Privacy Policy

 

INFORMACJE OGÓLNE

Hogg Robinson Polska sp. z o.o., Cybernetyki 7, 02-677 Warszawa, Polska (dalej: „HRG„, „my„, „nasi„, czy „nasze„) traktuje ochronę danych oraz prywatność w sposób niezwykle odpowiedzialny. Niniejszy dokument dotyczący prywatności opisuje sposób, w jaki spółka gromadzi, wykorzystuje oraz przekazuje informacje osobowe w trakcie prowadzonych działań biznesowych, w tym:

  • Jakie informacje osobowe są gromadzone, a także kiedy i dlaczego zostają wykorzystane
  • W jaki sposób udzielamy informacji wewnętrznie i osobom świadczącym spółce usługi, a także organom kontrolnym i innym stronom trzecim
  • Do czego służą pliki cookie (ciasteczka)
  • Globalny transfer danych osobowych
  • W jaki sposób chronimy i przechowujemy dane osobowe
  • Przepisy prawne wspomagające zarządzanie prywatnością
  • Jak skontaktować się z nami w przypadku pytań.

Ochrona danych osobowych i poszanowanie prywatności osób współpracujących z nami jest dla nas kwestią wielkiej wagi.   Zobowiązujemy się do przechowywania, przetwarzania i transferu danych osobowych identyfikujących klienta wyłącznie zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, warunkami niniejszej polityki prywatności i innymi wytycznymi opisanymi w punktach dotyczących gromadzenia danych osobowych (“Warunki Gromadzenia Danych”).  Jeśli między niniejszą polityką prywatności a Warunkami Gromadzenia Danych wystąpią różnice, wersją obowiązującą będą Warunki Gromadzenia Danych.

Niniejsza polityka prywatności dotyczy danych gromadzonych i przetwarzanych poprzez witryny internetowe, z których została pobrana.  Nie dotyczy natomiast gromadzenia i przetwarzania danych gromadzonych w związku z usługami związanymi z podróżami, które świadczone są przez HRG. Prawa i obowiązki HRG w takich przypadkach określone są w osobnych dokumentach i umowach dotyczących danych usług.

Więcej informacji o HRG, w tym informacje o lokalizacji, można znaleźć na stronie www.hrgworldwide.com lub kontaktując się z nami poprzez sekcję „kontakt”.

Zmiany w Polityce Prywatności

Spółka ma prawo wprowadzać zmiany w politykę prywatności, aby zapewnić jej zgodność z wymogami prawnymi oraz zasadami prowadzenia biznesu. Wszelkie zmiany w polityce prywatności opublikowane będą na stronie internetowej, dzięki czemu strony mają wgląd w rodzaj gromadzonych informacji, sposób ich wykorzystania i przypadki, w których dane osobowe zostają ujawnione stronom trzecim. Z tego powodu zaleca się regularne zapoznawanie się z aktualnymi wersjami niniejszego dokumentu.

Na naszej witrynie internetowej znaleźć można linki zewnętrzne do stron internetowych stron trzecich. Niniejszy dokument dot. prywatności nie dotyczy witryn internetowych stron trzecich, z których mogą korzystać klienci.

JAKIE INFORMACJE OSOBOWE SĄ GROMADZONE, KIEDY I W JAKI SPOSÓB SĄ WYKORZYSTYWANE

Kiedy gromadzimy informacje

Niniejsza polityka prywatności opisuje dane gromadzone przez nas, kiedy:

  • Korzystasz z naszej strony;
  • Kontaktujesz się z nami, korzystając z sekcji „kontakt” lub wypełniając inne formularze dostępne na stronie.

Dane osobowe gromadzone podczas korzystania ze strony internetowej lub usług online:

Gromadzimy wiele rodzajów danych osobowych; w tym:

  • Informacje udostępnione nam poprzez skorzystanie z sekcji „kontakt”, a także poprzez wypełnienie zapytań czy innych formularzy dostępnych na stronie (imię, adres email, numer telefonu);
  • Jeśli się z nami kontaktujesz, możemy zachować kopię korespondencji;

Przedstawienie poprawnych danych osobowych oraz zgoda na aktualizowanie ich w sposób opisany poniżej są wymagane.  W przypadku braku aktualizacji założymy, że podane dane osobowe są poprawne.

Jak wykorzystujemy dane osobowe

Dane osobowe podane przez użytkowników wykorzystywane są do nawiązywania kontaktu i przekazywania użytkownikowi informacji o usługach, a także do precyzowania wszelkich kwestii wynikających z kontaktu; członkowie Hogg Robinson Group lub sieć partnerów HRG może kontaktować się z użytkownikami w celu przekazania informacji dotyczących świadczonych usług, a także do precyzowania wszelkich kwestii wynikających z nawiązanego kontaktu.

Wykorzystanie danych osobowych – podstawa prawna

Spółka gromadzi, wykorzystuje i udziela informacji prywatnych wyłącznie wtedy, kiedy działania te poparte są odpowiednią podstawą prawną. Powodem mogą być:

  • wykorzystanie danych osobowych użytkownika jest dla nas – jako organizacji komercyjnej – ważne (przykładowo: w celu nawiązania kontaktu zgodnie z życzeniem użytkownika, na temat świadczonych usług, a także w celu wprowadzenia poprawek w witrynie internetowej czy usługach) – w takich przypadkach wykorzystujemy dane osobowe użytkownika w sposób adekwatny, zachowując wszelkie prawa i zasady związane z prywatnością; użytkownik ma prawo sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu jego danych, jak opisano w „Przepisach Prawnych Wspomagających Zarządzanie Prywatnością” (sekcja poniżej); a także/lub
  • wykorzystanie danych osobowych użytkownika jest konieczne, aby spełnić odpowiednie prawne lub kontrolne zobowiązania nałożone na spółkę, na przykład: ujawnienie danych wymagane przez organy podatkowe, organy ścigania czy kontrolne.

Więcej informacji o podstawach prawnych, na których opiera się przetwarzanie danych osobowych znaleźć można na stronie internetowej w sekcji „kontakt”.

UJAWNIENIE DANYCH OSOBOWYCH WEWNĄTRZ HRG I WOBEC STRON TRZECICH

Udzielone nam dane osobowe mogą zostać przekazane stronom w celach opisanych poniżej:

  • pomiędzy członkami Hogg Robinson Group/sieciami partnerskimi HRG w celach opisanych w sekcji powyżej, a także niezbędnych do świadczenia usług i prowadzenia działalności;
  • stronom trzecim, które prowadzą naszą działalność biznesową lub świadczą usługi. Dotyczy to dostawców usług związanych z przechowywaniem danych wykorzystywanych podczas działania strony i/lub świadczenia usług zapewnianych poprzez nią (operatorzy ci nie mają bezpośredniego dostępu do danych osobowych, chyba, że na stronie znajduje się odpowiednia wzmianka);
  • w przypadkach, w których jest to wymagane: na żądanie organów kontrolnych, w celu przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, rozporządzeń i zasad, a także na żądanie organów ścigania, kontrolnych czy innych agencji rządowych;
  • wobec przyszłego nabywcy części lub wszystkich posiadanych przez spółkę aktywów, lub – jeśli dotyczy – aktywów wszystkich lub części spółek Hogg Robinson Group; oraz
  • w mało prawdopodobnym przypadku, w którym spółka w dobrej wierze oceni, że jest to słuszne, w celu ochrony praw/mienia naszego lub naszych klientów i/lub ich pracowników.

MARKETING BEZPOŚREDNI I UŻYWANIE PLIKÓW COOKIE (CIASTECZKA)

Poprzez naszą witrynę internetową użytkownik decyduje, czy wyraża zgodę na otrzymywanie materiałów promocyjnych HRG, które uznamy za istotne lub zgodne z zainteresowaniami użytkownika.  Jeśli użytkownik wyrazi zgodę na otrzymywanie materiałów marketingowych, w dalszym ciągu ma prawo zdecydować, w jaki sposób życzy sobie je otrzymywać: drogą e-mailową, w formie tekstowej, pocztą itd.

HRG ogranicza działania marketingowe do rozsądnego stopnia.  Zapewniamy, że użytkownik ma stałą kontrolę nad ustawieniami preferencji.  Każda wiadomość e-mail i tekstowa pozwala na rezygnację z otrzymywania materiałów marketingowych w kilku prostych krokach.  Użytkownik może się także skontaktować z nami wykorzystując informacje w sekcji „kontakt”, rezygnując w ten sposób z każdej formy marketingowej, w tym telefonicznej i/lub pocztowej etc.

Pliki Cookie (Ciasteczka)

Informacje o wykorzystaniu plików cookie na stronie internetowej spółki przedstawione są w Polityce Plików Cookie (Ciasteczek) witryny. 

GLOBALNY TRANSFER DANYCH OSOBOWYCH

HRG działa na skalę globalną. W związku z tym dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane lub przechowywane w krajach poza UE, w tym także w Stanach Zjednoczonych, w których obowiązują inne standardy dotyczące ochrony danych. HRG podejmuje odpowiednie kroki, aby zapewnić zgodny z prawem i starannie przeprowadzony transfer danych osobowych, a także w celu zabezpieczenia praw użytkownika związanych z prywatnością. Transfer danych ograniczony jest do państw, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony prawnej, lub oferują alternatywne rozwiązania mające na celu ochronę danych osobowych użytkowników. W celu dalszej ochrony danych dokonujemy starannej analizy zgłoszeń wystosowanych przez organy władzy lub kontrolne, ubiegające się o dostęp do danych osobowych użytkowników.

Użytkownik ma prawo do skontaktowania się z nami w celu zapoznania się ze środkami ochrony stosowanymi przez spółkę (przykładowo: kopia istotnych zobowiązań kontraktowych), aby upewnić się, że oferowane przez nas usługi zabezpieczają pozyskane informacje osobowe w trakcie transferu, jak opisano powyżej.

W JAKI SPOSÓW CHRONIMY I PRZECHOWUJEMY DANE OSOBOWE

Bezpieczeństwo

Spółka wdrożyła i działa w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, wykorzystując politykę i procedury zaprojektowane w celu zmniejszenia ryzyka przypadkowego zniszczenia lub utraty danych, a także nieupoważnionego ujawnienia danych lub udzielenia dostępu do nich, zgodnie z naturą informacji. Zastosowane przez nas środki wymagają zachowania zasad poufności przez naszych pracowników i dostawców usług, a także zniszczenia lub permanentnej anonimizacji danych osobowych, które nie są już wymagane do działań, dla których zostały zgromadzone. Zapewniamy także odpowiednią sieć rozwiązań zabezpieczających.

Przechowywanie danych osobowych użytkownika

Dane osobowe użytkownika przechowywane są przez okres, w którym są niezbędne w celu świadczenia usługi, dla której zostały zgromadzone, jak wyjaśnia niniejszy dokument. W niektórych przypadkach dane osobowe użytkownika mogą być przechowywane dłużej, na przykład kiedy wymagają tego postanowienia prawne, kontrolne, podatkowe czy księgowe.

W konkretnych przypadkach mamy prawo przechowywać dane osobowe użytkownika przez dłuższy okres czasu, aby zbudować pełny obraz działań zachodzących między użytkownikiem i spółką na wypadek skarg lub kwestii spornych, lub jeśli uznamy, że podejmowane przez użytkownika działania lub udzielone przez niego dane osobowe mogą mieć związek z postępowaniem sądowym.

PRZEPISY PRAWNE WSPOMAGAJĄCE ZARZĄDZANIE PRYWATNOŚCIĄ

Użytkownik posiada określone prawa związane z danymi osobowymi. Od praw tych w niektórych przypadkach mogą wystąpić odstępstwa; w innych mogą one zależeć od rodzaju działań, które podejmuje spółka.

Spółka może poprosić o podanie dodatkowych informacji potwierdzających tożsamość użytkownika lub w celu zapewnienia ochrony, zanim udzieli informacji o danych. Spółka zastrzega sobie prawo do poboru zgodnych z prawem opłat – przykładowo za wystosowanie przez użytkownika zgłoszenia bezpodstawnego lub przesadnego.

Użytkownik może dochodzić swoich praw poprzez kontakt z nami, korzystając z sekcji „kontakt”. Zgodnie z prawem i wnioskami, spółka podejmie kroki, aby spełnić żądanie klienta w sposób bezzwłoczny, lub poinformuje go o konieczności udzielenia dalszych informacji niezbędnych do spełnienia żądania.

Istnieją sytuacje, w których spółka nie jest w stanie całkowicie wypełnić żądania klienta, przykładowo: jeśli ma ono wpływ na zobowiązania dotyczące zachowania poufności, jakie obowiązują ją wobec innych, lub jeśli jest prawnie  zobowiązana do wypełniania podobnych wniosków w inny niż wskazany przez klienta sposób.

Prawo dostępu do informacji osobowych

Klient ma prawo wnioskować o kopię udzielonych nam danych osobowych. Ma także prawo do uzyskania informacji o: (a) źródle danych osobowych; (b) przyczynach, podstawie prawnej i sposobach przetwarzania; (c) tożsamości administratora danych; oraz (d) jednostek lub kategorii jednostek, którym przekazywane są dane osobowe.

Prawo do poprawy lub usunięcia danych osobowych

Klient ma prawo zażądać zmiany niepoprawnych danych osobowych. Spółka może podjąć kroki weryfikujące poprawność danych osobowych przed wprowadzeniem zmian.

Klient ma także prawo zażądać usunięcia danych osobowych w konkretnych przypadkach, kiedy:

  • dane nie są dłużej niezbędne do świadczenia usług, dla których zostały zgromadzone; lub
  • klient cofnął zezwolenie (jeśli przetwarzanie danych oparte było na zgodzie); lub
  • klient skorzystał z prawa do sprzeciwu (zob. „Prawo do sprzeciwu w kwestii przetwarzania danych osobowych poniżej); lub
  • dane przetwarzano niezgodnie z prawem; lub
  • w celu spełnienia zobowiązań prawnych nałożonych na HRG.

Spółka nie jest zobowiązana do zastosowania się do żądania klienta odnośnie usunięcia danych osobowych, jeśli przetwarzanie ich wymagane jest:

  • do wypełnienia zobowiązań nałożonych na spółkę prawnie; lub
  • do ustalenia, podjęcia lub obrony przed roszczeniami prawnymi.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych

Użytkownik ma prawo zażądać ograniczenia wykorzystania danych osobowych, kiedy:

  • ich poprawność została zakwestionowana, pozwalając spółce na weryfikację danych; lub
  • przetwarzanie danych odbywa się niezgodnie z prawem, ale użytkownik nie wyraża chęci usunięcia danych; lub
  • przetwarzanie nie jest konieczne dla celów, w których dane zostały pierwotnie zebrane, ale dane te są w dalszym ciągu niezbędne w celach ustalania, podejmowania lub obrony przed roszczeniami prawnymi; lub
  • użytkownik skorzystał z prawa do sprzeciwu, a proces weryfikacji nadrzędnych względów jest w trakcie postępowania.

Spółka ma prawo do dalszego przetwarzania danych osobowych po otrzymaniu zgłoszenia o ograniczenie przetwarzania, kiedy:

  • uzyska zgodę użytkownika; lub
  • ustala, podejmuje lub broni się przed roszczeniami prawnymi; lub
  • chroni w ten sposób prawa innej osoby fizycznej lub prawnej.

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Użytkownik ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się zgodnie z podstawą prawną ku korzyści spółki, jeśli uważa, że jego podstawowe prawa i wolność przeważają uzasadniony interes spółki.

Jeśli użytkownik zgłosi sprzeciw, spółka ma prawo wykazać swój uzasadniony interes przewyższający wagą prawa i wolność użytkownika.

Zabezpieczenia związane z transferem danych poza jurysdykcją, której podlega użytkownik; prawo do uzyskania kopii danych osobowych

Użytkownik ma prawo ubiegać się o kopię lub odnośnik do zabezpieczeń stosowanych w przypadku transferu danych poza Unię Europejską.

Spółka ma prawo redagować umowy dotyczące transferu danych w celach komercyjnych.

Prawo do wnoszenia skarg do lokalnego organu nadzorczego

Użytkownik ma prawo do wniesienia skargi do lokalnego organu nadzorczego w przypadku wątpliwości dotyczących sposobu, w jaki spółka przetwarza jego dane osobowe.

Prosimy o skontaktowanie się z nami w celu rozwiązania wszelkich kwestii przed wniesieniem takiej skargi. Użytkownik ma prawo skontaktować się z lokalnym organem nadzorczym w dowolnym czasie.

KONTAKT

W przypadku pytań, wątpliwości i skarg dotyczących przestrzegania przez Spółkę zasad niniejszego dokumentu i przepisów ochrony danych, lub jeśli użytkownik wyraża życzenie skorzystania z przysługujących mu praw, spółka zachęca w pierwszej kolejności do skorzystania z sekcji „kontakt” na stronie internetowej. Spółka dołoży wszelkich starań, aby przeanalizować i rozwiązać skargi i dysputy, a także aby zapewnić użytkownikowi niezwłoczny dostęp do przysługujących mu praw, w każdym przypadku i w czasie określonym przez przepisy ochrony danych.

Kontakt z lokalnym organem nadzorczym ds. ochrony danych

Użytkownik ma prawo do złożenia wniosku do lokalnego organu nadzorczego ds. ochrony danych (np. w miejscu stałego pobytu, miejscu pracy lub miejscu domniemanego naruszenia praw) w każdej chwili. Prosimy o skontaktowanie się z nami w celu rozwiązania wszelkich kwestii przed podjęciem działań angażujących lokalny organ nadzorczy.